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Dans ce groupe posez vos questions et partagez vos astuces, ressources, outils, et retours d'expériences sur la facilitation d'ateliers, de réunions.
Quelques astuces et écueils à éviter Les must have pour préparer un atelier, c’est : Pour moi, tout doit être prêt avant que tu arrives en atelier, pour te faciliter la vie en animation et t’assurer de sortir avec les résultats que tu veux après l’atelier. Que tout soit calé en amont afin que le jour de l’atelier, tu sois plus qu’ en écoute et en facilitation est primordial, parce que ça va être ça le cœur de ton job. Les ateliers passent hyper vite, il faut que tu puisses accompagner les gens, ceux qui n’ont pas compris un point de consigne, que tu puisses bien écouter ce qui se dit pendant l’atelier et bien décrire tout ce qui s’y passe afin de le transformer par la suite. D’où l'importance que tout soit prêt et que tu arrives en atelier en ayant en tête ce avec quoi tu veux sortir de l’atelier, pour pouvoir réorienter au besoin. Une astuce si tu ne sais pas comment définir les objectifs de l’atelier, tu peux te poser ces questions : Ensuite, une dernière erreur à éviter c’est vouloir participer et être facilitateur en même temps de l’atelier. J’ai vu quelqu'un le faire et je pense que c’est très difficile comme posture, voire pas souhaitable. Parce que déjà, c’est extrêmement énergivore d’animer un atelier, alors vouloir faire l’atelier et en même temps d’accompagner les gens c’est vouloir faire 2 activités avec 2 objectifs différents en 1 fois. Tu ne peux pas diviser les groupes en sous-groupes (car tu participes). Donc lorsque quelqu’un n’a pas compris tu es obligé de réexpliquer pour tout le monde. Tu es moins adaptable à la situation, tu ne peux pas aller aider un groupe et laisser le tien de côté, donc tu ne peux pas ajuster le travail d’un groupe au besoin, et aider à prendre la bonne direction. C’est une posture trop complexe d’être engagé et détaché en même temps, le risque est de ne pas pouvoir mener à bien ton atelier et de Je le déconseille, il vaut mieux avoir une posture claire.
Chez Whitespace, on utilise pleins d’icebreakers et on a commencé à assembler une base considérable d’idées originales. Comme nous facilitons beaucoup d’ateliers de Design Thinking, d’innovation, de team-building, etc., nous les utilisons constamment. Dans le monde d’icebreakers il y a de toutes sortes, et il faut surtout se poser la question du “pourquoi” avant d’un choisir un au hasard. Le besoin devra guider le choix, par exemple, faire connaissance, infuser de la créativité, amener de l’énergie, aborder une thématique spécifique, etc. Cela dépend aussi du nombre de personnes, des conditions (en ligne, hybride, ou en présentiel), et du contexte culturel. Voici quelques-uns de mes favoris : https://www.whitespace.ch/insights/blog/icebreakers-relevant-fun/
Lorsqu'il s'agit de créer du sens et de travailler sur des challenges, je pense que l'élément clé est de se créer un réseau de personnes avec lesquelles collaborer. Au-delà des outils, ce sont les relations interpersonnelles qui sont essentielles. Parfois, nous avons l'impression de ne pas avoir beaucoup de contrôle sur ce réseau, mais la meilleure façon de l'aborder, selon certaines approches du design, est de créer un espace propice à la collaboration. Cet espace de collaboration permet aux gens de poser des questions auxquelles ils n'oseraient pas normalement répondre. C'est un temps précieux pour partager des idées, des concepts et pour s'aligner sur les objectifs réels. Un concept intéressant que j'aime utiliser est celui de voir les problématiques et les challenges comme des îles ou des archipels. Le sensemaking est un moyen de créer du sens et d'aligner les efforts vers une direction commune. Les objectifs viennent ensuite, une fois que nous avons pris les décisions liées à cette direction. Lorsque j'aborde un nouveau projet, je n'utilise pas encore d'outil spécifique, car j'arrive souvent au milieu de projets déjà en cours. Cependant, je suis conscient qu'il existe un réseau de personnes dans l'entreprise qui possède des connaissances que je n'ai pas au départ, et qui m'offrent cette opportunité d'accéder à ces informations. Il n'y a rien de révolutionnaire dans cette approche, c'est un peu comme réaliser une cartographie des parties prenantes. Lorsque nous arrivons quelque part, que ce soit dans une nouvelle entreprise ou au début d'un projet, nous avons accès à des personnes qui peuvent nous orienter et nous indiquer qui détient quelles connaissances dans le domaine sur lequel nous agissons. La différence avec le sensemaking et la cartographie des parties prenantes, c'est que cela va au-delà des personnes internes à l'organisation, cela peut également inclure des clients et d'autres parties prenantes externes. L'idée est de créer un espace commun, qu'il soit physique ou virtuel, où les gens se rencontrent régulièrement et échangent des informations. Au début, il peut y avoir de l'ambiguïté, mais au fur et à mesure, nous clarifions ce qui est flou et ce qui est clair. Nous voulons créer un sens commun de la situation et des actions à entreprendre. Ensuite, nous mettons en place les actions nécessaires pour progresser dans cette direction. C'est là que nous utilisons des outils plus formels pour atteindre nos objectifs. Cependant, nous conservons une approche informelle pour tirer parti des avantages que seule une conversation autour d'une tasse de café peut offrir. Dans une cafétéria, nous en apprenons souvent bien plus sur un projet que ce qui est présenté lors d'une réunion officielle. L'aspect informel permet de véhiculer des informations précieuses que nous ne pourrions pas obtenir autrement.
Auparavant dans notre travail on était plus sur une structure du style audit, conseil, et ça produisait un décalage avec certains clients. Maintenant, ça nous arrive toujours de faire ça, mais on travaille beaucoup plus sur des sprints. On intervient aussi plus en amont sur les projets, avec plus de cadrage pour aligner les équipes afin qu’ils travaillent ensemble sur l’aspect gamification. Pour cela, on organise souvent des sprints de deux jours avec la majorité de l'équipe. C'est tout de même beaucoup plus efficace et beaucoup plus sympa aussi parce qu’au lieu de travailler chez toi, tu travailles avec les clients, ça permet de les rencontrer et de récolter et sentir les avis de tout le monde. Néanmoins, le grand avantage c’est surtout d'aligner tout le monde et d'être sûr qu’on se met bien d'accord sur les objectifs, et sur le niveau de gamification qu'on a envie d'atteindre. Souvent, on peut avoir un décalage sur cette question-là entre la personne qui se dit “Avec la gamification on va créer un jeu à la Candy Crush” De l’autre côté tes utilisateurs disent : ” Non, nous, on ne veut pas ça. On veut juste un truc clair qui nous motive un peu. Mais tu vois, avec peut-être des barres de progression, ou des choses un peu plus soft “ Donc tu as un décalage entre ce que le client veut et ce que les utilisateurs veulent. Passer par le sprint, ça t’évite beaucoup de problèmes de ce type-là. Ce sont des choses que tu perçois pendant un sprint, car tu commences à prototyper, et ça donne un résultat assez cool. Le bénéfice principal est surtout sur l’aspect cadrage qui est primordial. Lorsque l’on commence un nouveau projet on a besoin généralement de cadrer dans quelle direction on va partir de la gamification, ainsi que de réunir un peu les équipes. On a souvent des missions d’intervention un peu courtes donc l’organisation est clé: Durant le sprint on travaille un peu en mode double diamant. Potentiellement, on peut avoir forcément des choses qui sont autour d’écrans, mais parfois, on a des maquettes papier. Mais parfois, tu te dis : “Tiens, on va distribuer un demi jeu de cartes sur l’onboarding du collaborateur” Ça va te permettre d’identifier les personnes-clés dans la boîte ou ce genre de choses. Tu prototypes ça pareil sur papier ou Powerpoint ou ce que tu veux d’après tes cartes. Par la suite de ce premier atelier on accompagne le client sur les next steps de la conception, mais plutôt vers les aspects de la gamification, et on travaille généralement avec d’autres équipes.
Il y a une équipe de formateurs par pays, pour la formation Lego Serious Play. Ceux que l’on a en France, on nous avait vraiment déconseillé. Mais je voulais faire cette formation parce que je voulais voir une autre façon de comment les gens jouaient avec les Lego. L’outil en lui-même et la méthode sont vraiment cool. Tu sors quand même avec un classeur de méthodes qui est balèze, il faut se l’appréhender. Plein de choses que tu as vu dans les livres potentiellement en consolidation. Ils ont des méthodes différentes en fonction des objectifs que tu veux atteindre, des méthodes qui sont bien. Donc pour la culture idéation, franchement, c’est super. Ensuite, le mettre en place: ultra compliqué. Parce qu’il te faut des caisses entières de Lego, qui sont spéciales. Tu ne vas pas aller acheter le pot combiné de Lego et enlever toutes les pièces et tu vas dire ça c’est les pièces pour mon Serious Play, ça ne marche pas. Donc ils ont des kits spécifiques pour les ateliers de Lego Serious Play, qui coûtent une fortune. Ensuite, il faut les stocker. Moi en tant que freelance, lors de la formation je me suis dit : “ C’est super, c’est cool, mais où est-ce que je vais mettre 8 caisses de Lego chez moi ? “ Tu ne peux pas imaginer faire un truc avec moins de deux caisses. C’est très compliqué. Mais une fois que tu es dedans, moi, ce que je trouve cool avec ça, c’est vraiment cool pour des stratégies, et pour que les gens prennent conscience des dynamiques. Mais ça reste une sorte de conviction, un ressenti. Le ressenti ça reste même si d’un point de vue intellectuel et rationnel, la méthode n’est pas traditionnelle et actionnable Parce que tu n’en sors pas avec un livrable du type : Par contre, les gens, le fait d’avoir manipulé, d’avoir co-manipulé, d’avoir co-construit, d’avoir joué, etc. En fait, tout l’atelier, au fur et à mesure, l’air de rien, c’est intérieurement qu'il va travailler. Donc si tu veux l’utiliser, pour des organisations d’équipe, pour bien faire comprendre la dynamique d’une équipe, pour bien faire comprendre pourquoi ton équipe elle va se positionner par rapport aux autres donc par rapport aux stratégies d’une équipe design, je pense que c’est un outil fantastique. Pour ce qui est de la formation elle est chère, elle prend une semaine, elle coûte 3000 €, et comme je dis, les formateurs en France, à éviter. On m’avait clairement conseillé je crois d'aller en Angleterre pour passer la formation là-bas.(donc plutôt à regarder de ce côté-là) Mais ensuite, ça donne une super culture justement ensuite sur toi comment tu construis tes ateliers, parce qu’il y a énormément de choses qu’on ne voit pas forcément dans les outils d’utilisation classiques. Tu peux ensuite les ajouter à ta sauce dans tes ateliers design. Donc pour la culture idéation, c’est génial. Tu vois d’un angle que tu ne peux pas voir ailleurs, parce que c’est l’angle Lego, et les constructions avec les briques. Donc une formation que je recommande pour l’aventure que cela propose, mais en le faisant à l’étranger.
Un atelier doit être animé dans une ambiance de collaboration et de travail en équipe.
Il est essentiel de rassembler les participants et de les sortir de leurs propres cases. C'est particulièrement difficile lorsque nous travaillons à distance, mais il est crucial de guider les gens vers cette approche et cette écoute mutuelle. Si je suis dans une posture d'écoute, je défendrai mes convictions comme je le fais toujours, mais je tiendrai également compte des opinions des autres et de leurs contraintes. C'est un équilibre important à trouver pour une collaboration réussie.
Les erreurs à éviter lors de l'organisation et l'animation d'ateliers sont d'éviter de se laisser influencer par les différents parties prenantes sur votre protocole d'animation, ainsi que de bien définir un seul rôle d'animateur. Je m'explique: La trame, le déroulé et le process que je mets en place, je les soumets au commanditaire : En général, il me dit que c'est super. Cependant j’ai vécu des expériences moins fluides. Récemment avec un intégrateur qui faisait aussi du Design thinking. Je voulais l'intégrer pour encore une fois gagner du temps, impliquer dès le départ puisque justement, il croyait y beaucoup. Il se disait mi UX, mi intégrateur. Je trouvais cela intéressant. On anime ensemble pour que je puisse faire un peu le gendarme expert créa et UX et que lui puisse dire attention, ce qu’on est en train de co-créer, c’est super, mais ça ne rentrera jamais dans le budget qu'on a annoncé initialement. Donc, c'était un peu comme ça que j'imaginais. Et malheureusement ça ne se passe jamais comme on l’imagine, il m'a fait faire des exercices (au dernier moment) auxquels je ne croyais pas. Mais par respect de cette collaboration, j’ai cédé, encore une fois. Ça s'est mal passé. Je voulais vraiment que le groupe puisse s'entendre autour d’un seul et unique prototype à la fin. Or, il les a monté les uns contre les autres en leur demandant de créer 2 versions.. Le challenge peut être intéressant de mettre de la compétition entre les équipes. Simplement, en se retrouvant avec deux propositions, il fallait voter, avec des problèmes, de susceptibilité et de hiérarchie, sans parler du temps que cela prend. Ça a été finalement un échec pour moi. Il a fallu que je fasse moi-même un seul prototype à partir de deux, en ménageant la chèvre et le chou. Ma solution ? Je crois qu'il faut bien se répartir les rôles. Si c'est moi qui anime un atelier en tant que lead, alors je suis responsable du déroulé, et c'est moi qui peux à la limite rebondir si je crois qu’on passe trop de temps sur quelque chose et, qui va justement ne pas forcément tout suivre, mais au contraire improviser. L'improvisation, c'est difficile à 2. On peut être amené à se contredire, et apporter de la confusion envers les participants.. En fonction des expertises, bien déterminer les rôles et les types d'ateliers. Là, on n’a fait qu’un, mais si j'avais eu à refaire, je me serais davantage imposée sur le déroulé, sur lequel j'avais bien planché pendant au moins deux jours et je lui aurais laissé peut-être une demi-journée supplémentaire pour challenger, confronter, techniquement, qu'est-ce qu'ils auraient été capables de faire? On l'aurait pensé à deux, mais sur deux temps différents.
Si c’est sur un exercice tel un outil, un site web ou une app. Je vais récupérer ces données. Je vais utiliser des datas, si on m'en fournit ou si je peux en trouver aussi concernant l'outil. Je vais mettre en place des innovations game qui vont me permettre aussi d'aller creuser un peu plus et d’en sortir d’éventuelles features. Tout ça en préparation de cet atelier. Parce que cet atelier, en fait, c'est un atelier de co-construction. L'expérience m'a permise de me dire que je vais arrêter de proposer des produits finis à tester, je vais faire faire à mes clients leur propre produit, après tout, ce sont eux les plus concernés.. Pourquoi je fais cela ? Tout cela va faire qu'on va partager une masse énorme de données, et c'est la raison pour laquelle j'ai tout sur un board ou dans une pièce, pour que l’on ait le matériel inspirant sous la main et sous les yeux dans le but de leur faire faire le travail créatif: Je vais leur faire réfléchir là-dessus et leur faire représenter concrètement, à quoi ça ressemblerait : L’impact que cela produit Ça me permet de les impliquer et si justement, il y a des points d'incohérence ou des problèmes d’égo, c'est effectivement mon rôle d’apporter des solutions, mais au moins, j'ai une trame, un squelette sur lequel me reposer, sur lequel on s'est mis d'accord qui va faire que derrière, on va pouvoir composer à partir de la même base tangible. Alors que si j'avais, comme je le faisais précédemment, même si ça corrobore à ce que j'imaginais. Parce que finalement, encore une fois, avec l'expérience, tu sais plus ou moins si tu connais, si tu vois un peu ce qui se passe chez les clients, tu sais ce qui va leur plaire et ce qui va les déplaire. Mais plutôt que d'arriver en leur montrant “tenez, regardez, j'ai la réponse à votre question” Forcément, ils vont y trouver quelque chose à redire. Alors que si je passe par cette étape de co-construction, de co-création je fais partie de leur équipe, je ne suis plus prestataire. Et ensemble, on va pouvoir travailler. Et donc si derrière, j'implique des utilisateurs, là, c'est encore mieux. Mais c’est plus rare.
